ビジネスメールは1通あたりの字数こそ多くないのに、書き出しと締めの言い回しで手が止まり、1日の合計では長い時間を取られがちです。AIでメールを作成する流れを一度決めておくと、下書きの時間を縮めつつ文面のばらつきも抑えやすくなります。一方でAIは渡された情報の範囲で文章を組み立てるため、送る前の確認を省くと事実の取り違えがそのまま相手に届きます。この記事では、Outlook・Gmail・ChatGPTの3通りについて、公式ヘルプに書かれている範囲の手順と依頼文の作り方、送信前の確認までを整理しました。
- OutlookのCopilotとGemini in Gmailで下書きを作る公式の手順
- 依頼文に入れる5つの要素と、そのまま使えるプロンプト例
- 3つのツールの使い分けの考え方と、送信前に見る確認リスト
- 営業・事務・企画での使い方と、よくある失敗の直し方
要点
- Outlookでは、メール作成画面のツールバーからCopilotを呼び出し、プロンプトを入れて[生成]で下書きを作り、[保持]（Outlook for Macでは[挿入]）で反映する流れが公式ヘルプに示されています。
- Gmailでは、パソコンでGmailを開き右上の「Gemini に相談」アイコンから下書きを依頼します。利用には対象となるGoogle WorkspaceまたはGoogle AIのプランへの登録が必要です。
- ChatGPTは会話型のAIアシスタントで、文章の作成・書き換え・要約に対応し、複雑な指示に従い会話の前のやり取りも踏まえて答えます。
- 依頼文には「相手・目的・前提の事実・出力の形・トーン」を入れると手戻りが減ります（考え方）。
- Gmailの公式ヘルプは、Gemini機能によって不正確または不適切な情報が提案される場合があると明記しています。送信前に事実と数字を自分で確かめる工程は残しておきましょう。
AIメール作成の全体像と3つの道具の位置づけ
同じ「AIでメールを書く」でも、公式ヘルプが説明している役割は少しずつ違います。OutlookのCopilotは、メールの作成画面の中で下書きを作る仕組みです。公式ヘルプは、下書きの方法としてメールメッセージ領域の[Copilot]ボックスとチャットの2つを挙げています。
Gemini in Gmailは、Gmailの中で使う共同トレイアシスタントです。公式ヘルプは要約・下書き・整理・検索・スケジュールの支援を挙げ、要約は長いメールスレッドを簡潔な箇条書きにまとめると説明しています。下書きでは、新しいメールの作成と、既存の下書きのトーンやわかりやすさのブラッシュアップができるとされています。
ChatGPTの公式ヘルプの能力一覧には「Drafting, rewriting, or summarizing content」（文章の作成・書き換え・要約）が挙げられ、複雑な指示に従えること、会話の前のやり取りを踏まえて文脈に合わせて答えることが記されています。
出典にある事実の比較
下の表は各ツールの公式ヘルプに書かれている内容だけを入れ、記載を確認できなかった項目は「公式ページで確認」としています。
| 項目 | OutlookのCopilot | Gemini in Gmail | ChatGPT |
|---|---|---|---|
| 下書きの支援 | [Copilot]ボックスとチャットの2つの方法 | 新しいメールの作成と既存の下書きのブラッシュアップ | 文章の作成・書き換え・要約 |
| 使い始める条件 | アクセスできない場合はIT管理者に確認 | 対象となるGoogle WorkspaceまたはGoogle AIのプランへの登録 | 有料プランでは複数の基盤モデルから選択できる |
| 画面の入り口 | ツールバーのCopilotアイコンから[Copilot で下書き] | 右上の「Gemini に相談」アイコン | 公式ページで確認 |
| 資料の参照 | 公式ページで確認 | [ソースを追加]でGoogleドライブのファイルなどを追加 | 文書・表計算・プレゼン・対応する音声ファイルのアップロード |
使い分けの考え方（目安）
どれが優れているという話ではなく、手元の環境と書きたいメールの性質で選ぶための整理です。
| 書きたいメール | 向きやすい選択 | 理由の整理 |
|---|---|---|
| 受信したスレッドへの返信 | メールソフト内のAI | メールの画面の中で下書きができ、返信の支援の入り口が用意されている |
| 社外への提案や謝罪など作り込む1通 | ChatGPT | 複雑な指示に従えるため、条件・トーン・出力の形をまとめて指定しやすい |
| 資料をふまえた連絡 | Gemini in Gmail／ChatGPT | ドライブのファイルを参照させる、ファイルをアップロードして扱う仕組みがある |
依頼文に入れる5つの要素
ここは出典に手順として書かれている話ではなく、依頼文の組み立ての考え方です。AIが文章を外すときは、たいてい前提が渡っていないことが原因です。
- 相手と関係（社外か社内か、面識の有無、役職）
- 目的と依頼事項（何をしてほしいか、期限はいつか）
- 前提の事実（日時・数量・金額・経緯。足りない点は「要確認」と書かせる）
- 出力の形（件名の有無、字数、構成の順番、箇条書きの数）
- トーン（丁寧め、簡潔め、社内向けのくだけた調子など）
効きやすいのは3の前提の事実です。 事実を渡さないまま「丁寧なメールにして」と頼むと、一般的な言い回しが増えて確認の手間がかえって増えます。
OutlookのCopilotでメールを下書きする手順
公式ヘルプの適用先には、Outlook for Microsoft 365、Outlook for Microsoft 365 for Mac、新しい Outlook for Windows、Outlook for Android、Outlook for iOS が挙げられています。Copilotにアクセスできない場合はIT管理者に確認するよう案内されているため、会社の端末で見当たらないときは情報システムの担当者へ問い合わせるのが早道です。なお新しいOutlookとWeb版では、プレーンテキスト形式で作成されたメッセージはCopilotを使った下書きがサポートされません。HTMLで作成するには[設定] > [メール > Composeと返信]に移動し、ドロップダウンから[HTML]を選びます。
新しいOutlookとWeb版
- 新しいOutlookで、[ホーム] > [新しいメール]を選びます。
- 空のメールの上にあるツールバーからアイコンを選び、ドロップダウンメニューで[下書き]を選びます。アイコンが表示されない場合は、メールメッセージ領域の[下書きと Copilot テキスト]を選びます。
- [Copilot]ボックスにプロンプトを入力します。ドロップダウンの推奨プロンプトを選んで編集することもできます。
- [生成]矢印を選ぶと、Copilotがメッセージを下書きします。
- 思ったものと違うときは、ドロップダウンのオプションで長さやトーンを変えるか、新しいプロンプトを入れて[生成]矢印をもう一度選びます。
- 結果に問題がなければ[保持]を選び、必要に応じて編集して[送信]を選びます。
生成された出力に割り当てられた秘密度が下書きのレベルより高い場合、下書きの秘密度レベルが変更される可能性があるという注意書きもあります。社外送付の前にラベルの状態を見ておくと安心です。
クラシックOutlookとMacとモバイル
クラシックOutlookでは[ホーム] > [新しいEmail]を選び、ツールバーのCopilotアイコンから[Copilot で下書き]を選び、プロンプトを入力して[生成]を選びます。少し違うものを作るときは[調整]アイコンで別のトーンまたは長さを選び、最初からやり直すときは[再生成]を選びます。
Macについては、OutlookのCopilotは最新バージョンのOutlook for Macでのみ使用できるとされています。[新しいメッセージ]を選び、ツールバーのCopilotアイコンから[Copilot で下書き]を選び、プロンプトを入力して[生成]、問題がなければ[挿入]を選びます。トーンと長さを変えるときは[ニュートラル]を選ぶとオプションの一覧が表示されます。
Outlook for iOSとOutlook for Androidでは[新しいメール]を選んでツールバーのアイコンをタップし、最初から作るなら「Copilot での下書き」、自分のメッセージを支えてほしいなら「Copilot による指導」を選びます。指導では、関連するフィードバックを得るために少なくとも100文字を入力するよう案内されています。
返信の支援と既存の文章の手直し
チャットから頼む方法もあります。メールメッセージ領域で[書き込みヘルプ]または[返信のヘルプ]をクリックするとCopilotとの共同作業が始まり、チャットで下書きを依頼すると、Copilotが確認の質問をするか新しいメッセージ領域に下書きを追加します。すでに書いた文章は、メール内のテキストを選択して[Copilot]ボタンをクリックし、使用できるオプションを選ぶと変更できます。白紙から作るより、自分で要点を書いてから整えてもらう方が事実の確認は楽になります。
GmailでGeminiに下書きを頼む手順
使い始める前に条件を確認します。公式ヘルプは、この機能の利用には対象となるGoogle WorkspaceまたはGoogle AIのプランへの登録が必要としています。あわせて、個人アカウントのユーザーが新しいAI機能を試せるTrusted TesterプログラムであるGoogle Workspace Experimentsでの提供にも触れています。条件は変わることがあるため、2026年10月時点の公式ページで最新の内容を確かめてから申し込むのが安全です。
- パソコンでGmailを開きます。
- 右上の「Gemini に相談」アイコンをクリックします。
- 画面下部のプロンプトボックスに依頼内容を入力します。
- 送信アイコンをクリックします。
公式ヘルプが挙げているプロンプト例は型として参考になります。「プロジェクト Clover の進捗状況をまとめたメールの下書きを Kevin 宛てに作成して」のように、宛先と中身を1文に入れる書き方です。受け取ったスレッドについては「このメールへの返信の下書きを作成して。」という例も示されています。
資料や文脈を参照させる
Googleドライブのファイルなどのソースを追加すると、より関連性の高い回答が得られるとされています。下部の[ソースを追加]からドライブのファイルを選ぶか、「@」と入力してメニューから検索して選ぶ方法が案内されています。議事録や企画書を参照させてから下書きを頼むと、前提の書き写しを省けます。ウェブの情報をもとに書いてほしいときは、プロンプトに「Google 検索を使用して」や「ウェブ検索を使用して」などのフレーズを含めるよう案内されています。
受信トレイの整理を頼むときの安全策
Geminiは、ユーザーが操作の実行を明示的に確認するまで、メールの削除・アーカイブ・ラベル付け・既読や未読への変更を行いません。操作を確定してから60秒以内であれば元に戻せるとされ、削除した場合はゴミ箱内で30日が経過すると完全に削除されます。条件に一致するメールスレッドが10,000件を超える場合は、そのリクエストを処理できないとも記載されています。
ChatGPTで文面を組み立てて送信前に確かめる
ChatGPTの画面操作は、公式のヘルプの手順に沿って進めてください。ここでは公式ヘルプの能力一覧にある事実と、依頼文の作り方に絞って整理します。
公式ヘルプによれば、有料プランの利用者は複数の基盤モデルから選べます。文書・表計算・プレゼン資料と対応する音声ファイルをアップロードでき、その内容の要約や情報の抽出を頼めます。ウェブ検索はインターネット上の最近の情報やリアルタイムの情報を調べる機能で、長く続く仕事ではProjectsによってチャット・ファイル・文脈を共通の目的のもとにまとめられます。メモリーを有効にすると、共有した有用な情報を覚えて応答に反映できるとされています。
すぐ使えるプロンプト例
前提と出力の形を先に決めておく型です。社内の情報をどこまで入力してよいかは、所属先のルールで確認してから使ってください。
あなたは法人向けサービスの営業担当です。以下の条件で社外向けメールの下書きを作ってください。
■場面
初回オンライン商談のあと、見積もりを送る1通目
■前提（事実はここに書いた範囲だけを使い、足りない点は「要確認」と書く）
- 宛先：株式会社〇〇 購買部 〇〇様（面識は商談1回）
- 商談日：2026年10月20日
- 見積もり：月額〇〇円／初期費用〇〇円／有効期限は提示日から30日
- 先方の関心：導入までの期間と社内教育の負担
- 依頼：2026年11月6日までに社内共有の可否を返信してほしい
■出力の形
1. 件名を3案（全角30字以内）
2. 本文（400字以内・挨拶→商談のお礼→見積もりの要点3点→依頼事項と期限→結び）
3. 送信前に確認すべき点の一覧
以下のメールへの返信の下書きを作ってください。
■前提
- 私の立場：受注側の担当者
- 返したい結論：納期を2026年11月13日に変更したい（理由は部材の入荷遅れ）
- 相手との関係：取引2年目・担当者レベル
- 条件：事実を足さない。情報が足りない箇所は「要確認」と明示する
■受信したメール
（ここに本文を貼る）
■出力の形
- 件名（返信用）
- 本文（300字以内・結論→理由→代替案→お詫び→次の確認事項）
- トーンの違う2版（丁寧め／簡潔め）
- 相手が気にしそうな質問と回答案を3つ
送る前の確認リスト
- 数字と日付と固有名詞を、元の資料と1つずつ照らす
- 宛名・敬称・社名の表記を確認する
- 依頼事項と期限が本文の前半にあるかを見る
- 自分の立場で言い切ってよい内容か（社内の承認が必要な約束が混じっていないか）
- 添付とリンクの有無、宛先のToとCcを確認する
- Outlookを使った場合は、秘密度レベルの表示が意図どおりかを見る
法務・労務・契約に関わる文面は扱いが別です。Gemini in Gmailの公式ヘルプは、Gemini機能を医療、法律、金融、またはその他の専門的な助言として利用しないよう案内しています。文面の下書きとして使うにとどめ、内容の妥当性は所属先の担当部署や公式窓口、専門家に確認してください。
よくある失敗と対策
- 前提を渡さずに「丁寧なメールを書いて」と頼む。出てくるのは一般的な定型文で、結局自分で書き直すことになります。相手・目的・前提の事実・出力の形・トーンの5つを箇条書きで渡しましょう。
- 生成された文章をそのまま送る。数字や日付がずれていると、訂正メールの往復で時間が消えます。送信前の確認を工程として固定し、前提に書いた事実以外は「要確認」と出させます。
- 新しいOutlookやWeb版で下書きが使えない。プレーンテキスト形式で作成されたメッセージはサポートされないため、[設定] > [メール > Composeと返信]からドロップダウンで[HTML]を選びます。
- 社内の機密情報をそのまま貼る。入力してよい情報の範囲は所属先のルールに従います。Outlookで機能が見当たらない場合も含め、迷うときはIT管理者に確認するのが公式ヘルプの案内です。
- 調整の機能を使わずに作り直す。Outlookには長さやトーンを変えるオプション、[調整]アイコン、[再生成]が用意されています。プロンプトを書き直す前に試すと早く収まります。
職種別の使い方
営業職
商談後のお礼や見積もり送付は型が決まるため、前提だけ差し替える運用が向きます。返信は受信画面の中で下書きし、社外への作り込みが必要な1通はChatGPTで条件を細かく指定する分担が現実的です。Projectsのように文脈をまとめられる仕組みに、提案の前提や自社の言い回しを置いておく使い方もあります。
事務・経理・総務
全社向けの周知や締め日の案内は、読み飛ばされないことが第一です。結論を先に置き箇条書きを3点までに抑える、といった出力の形を指定すると安定します。Gemini in Gmailはドライブのファイルをソースとして追加できるため、規程や申請書をふまえた案内文を頼む進め方も考えられます。
企画・マーケティング
関係者が多い連絡では、同じ内容を相手ごとに言い換える作業が増えます。1つの前提から「経営層向け」「現場向け」の2版を出させ、どちらも自分で事実確認してから送ると時間の節約になります。長いスレッドは要約を頼み、アクションアイテムの一覧を出させてから返信に進むと抜けが減ります。
よくある質問
AIが作ったメールはそのまま送っても大丈夫ですか
送信前の確認は残すのが安全です。Gemini in Gmailの公式ヘルプは、不正確または不適切な情報が提案される場合があると明記しています。数字・日付・固有名詞と、自分の立場で約束してよい内容かどうかを確かめてから送ってください。
OutlookでCopilotが見つからないときはどうしますか
公式ヘルプは、Outlook で Copilot にアクセスできない場合はIT管理者に確認するよう案内しています。会社のアカウントで使う場合は、設定を自分で探すより情報システムの担当者に確認するのが確実です。Macについては、最新バージョンのOutlook for Macでのみ使用できるという記載があります。
Gemini in Gmailは個人のアカウントでも使えますか
公式ヘルプには、対象となるGoogle WorkspaceまたはGoogle AIのプランへの登録が必要だと書かれています。あわせて、個人アカウントのユーザーが新しいAI機能を試せるTrusted TesterプログラムであるGoogle Workspace Experimentsでの提供にも触れています。条件は変わることがあるため、2026年10月時点の公式ページで確認してください。
料金はどれくらいかかりますか
Gemini in Gmailは対象となるGoogle WorkspaceまたはGoogle AIのプランへの登録が必要とされ、ChatGPTは有料プランの利用者が複数の基盤モデルから選べると説明されています。プランと料金は変わることがあるため、2026年10月時点の公式ページで最新の内容を確かめてから申し込んでください。
誤って受信トレイを整理してしまったら戻せますか
Geminiは、ユーザーが明示的に確認するまで削除・アーカイブ・ラベル付け・既読や未読への変更を行わないと説明されています。確定後も60秒以内なら操作を元に戻せるとされ、削除した場合はゴミ箱内で30日が経過すると完全に削除されるとあります。
会社やチームで使うなら
個人の工夫で速くなっても、宛名の書き方や謝罪の言い回しが人によって違うままだと、組織としての品質は揃いません。依頼文の型と送信前の確認リストを共通の文書にして、どの情報をAIに入力してよいかの線引きを決めておくと、安心して使える範囲が広がります。株式会社デジライズは累計600社超・5万人以上のAI活用を支援しており、法人向けAIリスキリングサービスで導入社数No.1（東京商工リサーチ・2026年3月末時点）です。社内での導入や研修を検討する段階なら、株式会社デジライズに相談できます。
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まとめ
AIでメールを作成する流れは、依頼文に前提を渡す、ツールの画面で下書きを作る、送信前に事実を確かめる、の3段です。Outlookならツールバーから[Copilot で下書き]を選んで[生成]と[保持]、Gmailなら右上の「Gemini に相談」から依頼、ChatGPTなら条件と出力の形をまとめて指定する、と入り口を覚えておくと迷いません。まずは週に何度も書くメール1種類で型を作り、確認リストと一緒に運用してみてください。文書作成の実務を体系的に学ぶなら、デジライズAIスクールのコース一覧から「営業・企画・提案職の文書作成の実務（職種別｜営業・企画・提案職）」を見て、料金プランと合わせて検討する方法もあります。
出典
- Outlook で Copilot を使用してメール メッセージを下書きする | Microsoft Support
- Gemini in Gmail を活用する - パソコン - Gmail ヘルプ
- ChatGPT capabilities overview | OpenAI Help Center
この記事は、各社の公式のヘルプ・ドキュメントや公的機関の資料をもとに AI で下書きし、出典の本文との照合とGoogle 検索による事実確認（ファクトチェック）を通ったものだけを公開しています。料金や機能は変わることがあるため、使う前に公式ページで最新の情報を確かめてください（2026年10月25日時点）。
