営業の仕事は、商談前の情報集め、提案書づくり、商談後のフォローメールと、文章と資料の作業が積み上がります。生成AIを使えばよいと言われても、どの作業にどう使えば時間が減るのかは分かりにくいものです。この記事では、営業のAI活用を商談準備・提案書・フォローメールの3場面に絞り、公式ヘルプに書かれている操作の手順と、出力を確かめてから出すまでの進め方を整理します。次の商談からそのまま試せる状態になることを目標にしています。
- ChatGPTのプロジェクトで顧客ごとに資料と指示をまとめる手順
- PowerPointのCopilotで提案書の初稿を作る手順とWordの原稿を使うときのこつ
- OutlookのCopilotでフォローメールを下書きし長さやトーンを整える手順
- プランごとのファイル数や共同編集者の上限とよくある失敗の防ぎ方
要点
- 営業の生成AI活用は、下書きが多く出る3場面（商談準備の情報整理・提案書の初稿・フォローメール）から始めると効果が見えやすい（考え方）
- ChatGPTのプロジェクトは関連するチャット・ファイル・指示を1か所にまとめて置ける機能で、公式ヘルプでは仕事の例として資料の下書きが挙げられている
- 2026年10月時点の公式ページでは、1プロジェクトのファイル数はFreeが5、GoとPlusが25、EduとProとBusinessとEnterpriseが40と案内されている
- PowerPointのCopilotは右下隅のCopilotアイコンからCopilot Chatを開き、作ってもらいたいプレゼンテーションをプロンプトに書くと、コンテキストを収集して選択したテンプレートで作成する
- OutlookのCopilotはプロンプトから下書きを生成し、長さやトーンを変えてから保持し、必要に応じて編集して送信する流れになっている
営業のAI活用を3場面に絞る
AIが力を発揮しやすいのは、材料があるときに形を整えて速く出す作業です。議事録から質問リストを作る、課題と提案の対応をスライドの骨組みに並べる、商談の要点からメールの文面を起こす、といった仕事はここに入ります。一方で、どの顧客に時間を使うか、価格をどう判断するか、相手に何を約束するかは人が決める部分です。この線引きをしておくと指示が具体的になり、手直しも短くなります（考え方）。
もう一つのこつは、場面ごとに使う道具を固定することです。商談準備は資料を置ける場所、提案書はスライドを作るアプリの中、メールはメールのアプリの中と決めておけば、毎回どこで何をするかを考える手間がなくなります。
使い分けの考え方（目安）
| 場面 | 使う候補 | 出典にある事実 | 向いていること（考え方） |
|---|---|---|---|
| 商談準備・情報整理 | ChatGPTのプロジェクト | 関連するチャット・ファイル・指示をまとめて置ける。最新の情報と出典をWebで検索するツールも使える | 顧客ごとに資料と前提を置き、同じ文脈で質問を重ねたいとき |
| 提案書の初稿 | PowerPointのCopilot | プロンプトに書くと、コンテキストを収集し、コンテンツを生成し、選択したテンプレートで作成する | 構成と骨組みを早く形にしたいとき |
| フォローメール | OutlookのCopilot | プロンプトから下書きを生成し、ドロップダウンのオプションで長さやトーンを変更できる | 件数が多く、丁寧さと速さの両方が必要なとき |
表は各ツールの公式ヘルプに書かれている範囲です。料金やプランの条件は変わることがあるため、使う前に公式ページで最新の情報を確かめてください。
職種別の使い方（例）
- 営業：準備はプロジェクトに議事録と製品資料を置いて質問リストを作り、提案書はPowerPointのCopilotで骨組みを出し、フォローはOutlookの下書きから整える3段構えが作りやすい形です。公式ヘルプには、週ごとの調査や内容の下書きのような繰り返しの作業でプロジェクトを再利用できると書かれています。
- 事務：送付状や社内連絡のように型が決まっていて件数が多い文書は、下書きを任せる使い方が向きます。Outlookではメール内のテキストを選択して「Copilot」ボタンから変更できるため、過去の文面を下敷きにする進め方も取れます。
- 企画：調査結果を1か所に集めて質問を重ねる使い方が考えられます。公式ヘルプの共有プロジェクトの例では、調査の用途として文字起こし・アンケート結果・市場調査を1か所にまとめ、プロジェクトの誰もが問い合わせて知見を積み上げられることが挙げられています。
場面1 商談準備をChatGPTのプロジェクトでまとめる
公式ヘルプによると、プロジェクトは関連するチャット・ファイル・指示をまとめて置ける場所で、ChatGPTはその文脈を使って書く作業や調査、計画づくりを継続して支えます。仕事での例として、プロジェクトの詳細を集めてブリーフや計画などの資料の下書きに使うことが挙げられています。営業なら顧客1社ごとに1つ作り、議事録と製品資料を置く使い方が考えられます。
プロジェクトを作る手順
- サイドバーで「New project」を選びます。
- プロジェクト名を入力し、アイコンと色を選びます。
- PDF・スプレッドシート・ドキュメント・画像のアップロードやテキストの貼り付けで参考資料を追加します。
- 「•••」のメニューから「Project settings」を選び、プロジェクトの指示を追加します。公式ヘルプでは「Act like my marketing mentor. Be concise. Use bullet points. Ask clarifying questions.」という例が挙げられています。
- 必要なら、プロジェクトのソースの場所で「Add sources」を選び、SlackまたはGoogle Driveを選んで、求められたらアプリを接続して権限を許可します。
- SlackのチャンネルまたはGoogle Driveのファイルかフォルダのリンクを貼り付け、「Add」を選びます。
効いてくるのが4番の指示です。公式ヘルプには、プロジェクトの指示はそのプロジェクトの中だけに適用され、全体のカスタム指示より優先されると書かれています。「社名や数字は資料にある表記のまま使う」「分からないことは分からないと書く」といった営業の約束事を一度書いておけば、毎回のチャットで書き直す手間が減ります（考え方）。
回答とチャットを再利用する
よい回答が出たら残しておくと次の商談で使えます。公式ヘルプの手順では、プロジェクトのチャットで残したい回答のメッセージメニューを開き「Add to project sources」を選ぶと、その回答をプロジェクトのソースとして保存できます。保存したものは、あとでプロジェクトのソースから見つけて再利用できます。
別の場所で話したチャットは、プロジェクトにドラッグするか、チャットのメニューから「Move to project」を選んで移動できます。移動したあと、そのチャットはプロジェクトの指示とファイルの文脈を引き継ぎます。なお公式ヘルプには、GPTで作成したチャットはプロジェクトに移動できないと書かれており、その場合はプロジェクトの中で新しいチャットを始めるよう案内されています。
チームで使うなら共有プロジェクトという形があります。公式ヘルプによると、プロジェクトの共有はChatGPTのFree・Go・Plus・Pro・Business・Enterprise・EduのWebとモバイルアプリで利用できます。共有プロジェクトは自動でプロジェクトのみのメモリになり、プロジェクトの外にある個々のメンバーのメモリや文脈にはアクセスしません。
プロジェクトの上限（2026年10月時点の公式ページでは）
| プラン | 1プロジェクトのファイル数 | 共同編集者の上限 |
|---|---|---|
| Free | 5 files per project | up to 5 collaborators |
| Go | 25 files per project | up to 10 collaborators |
| Plus | 25 files per project | up to 10 collaborators |
| Pro | 40 files per project | up to 100 collaborators |
| Business・Enterprise・Edu | 40 files per project | ワークスペースのプロジェクトは最大100人 |
プロジェクト自体はいくつでも作れると公式ヘルプに書かれており、同時にアップロードできるのは10ファイルまでと案内されています。上限に達したときの対処として、古いファイルや不要なファイルを削除する、ファイルのデータをまとめる、作業を複数のプロジェクトに分ける方法が挙げられています。顧客数が多いなら、進行中の案件から入れる運用が無理のない形です（考え方）。
場面2 提案書の初稿をPowerPointのCopilotで作る
提案書も、丸ごと任せるより構成と骨組みを出させて中身を自分で詰めるほうが現実的です。Microsoftの公式ヘルプ（最終更新日: 2026 年 10 月）には、次の手順が載っています。
- PowerPointで新しいプレゼンテーションを開始します。
- 画面の右下隅にあるCopilotアイコンを使ってCopilot Chatを開きます。
- 必要に応じて、モデルセレクターからAIモデルを選ぶか、「自動」に設定したままにします。
- organizationでブランドキットが必要な場合は、「ブランドの選択」で、Copilotがプレゼンテーションに使うブランドキットを選びます。
- プロンプトボックスに、Copilotに作ってもらいたいプレゼンテーションを記述します。
- Copilotは、対象ユーザーが誰か、デッキの長さはどれくらいか、使うテンプレートやデザインの方向性、どんな種類の画像を含めるかなど、明確な質問をする場合があります。質問に答えるか、スキップしてCopilotに決定を任せます。
- Copilotはコンテキストを収集し、コンテンツを生成し、選択したテンプレートを使ってプレゼンテーションを作成します。
6番の質問に答える場面が提案書では特に大事です。対象ユーザーは誰か（担当者か決裁者か）、何枚にするかで出てくる構成は変わります。相手の役職とスライド枚数を自分の言葉で答えておくと、手直しの量が減ります（考え方）。
Wordの原稿から作るときのベストプラクティス
- Wordのスタイルを使ってドキュメントを整理すると、Copilotは元のドキュメントの構造と、プレゼンテーションのスライドに分ける方法をよりよく理解できます。
- プレゼンテーションを作るとき、CopilotはWordドキュメントの中に見つかった画像を取り込もうとします。
- organizationで標準のプレゼンテーションテンプレートを使っている場合は、Copilotで作る前にそのファイルから始めます。テンプレートから始めると、プレゼンテーションのテーマとデザインを保持することがCopilotに伝わります。
- ヒントとして、Copilotは24 MB未満のWordドキュメントで最もうまく動作すると案内されています。
提案の骨子を先にWordで書いてからスライドにする流れは、営業の提案書づくりと相性のよい進め方です。なお公式ヘルプには、Word・Excel・PowerPoint・OneNoteにCopilotが表示されない場合は、Microsoft 365のサブスクリプションに含まれていないか、organizationの設定にもとづいて利用できない可能性があると書かれています。
場面3 フォローメールをOutlookのCopilotで下書きする
商談後のフォローは速さがそのまま印象に出ます。新しいOutlookの公式ヘルプでは次の手順が案内されています。
- 新しいOutlookで「ホーム」から「新しいメール」を選びます。
- 空のメールの上にあるツールバーからアイコンを選び、ドロップダウンメニューから「下書き」を選びます。
- 「Copilot」ボックスにプロンプトを入力するか、ドロップダウンから推奨されるプロンプトを選んで編集します。
- 完了したら「生成」の矢印を選びます。Copilotがメッセージを下書きします。
- メッセージを確認します。求めているものと違う場合は、ドロップダウンのオプションで長さやトーンを変更するか、同じプロンプトをもう一度試すか、新しいプロンプトを入力して「生成」の矢印をもう一度選びます。
- 結果に問題がなければ「保持」を選びます。
- 必要に応じて下書きを編集し、準備ができたら「送信」を選びます。
5番と7番が確認の工程にあたります。生成された文をそのまま送らず、長さとトーンを整えてから自分で手を入れる順番が手順に組み込まれている点を意識しておくとよいでしょう。公式ヘルプには、生成された出力に割り当てられた秘密度が下書きのレベルより高い場合、下書きの秘密度レベルが変更される可能性があるという注意も書かれています。
書いた文を見直してもらう
すでに書いた文に手を入れてほしいときは、メールメッセージ内のテキストを選択し「Copilot」ボタンをクリックして、使えるオプションから選ぶと、選択した内容を変更できます。コーチングの機能は、少なくとも100文字のメッセージを作成し、ツールバーの「Copilot による指導」を選ぶと使えると案内されています。Copilotはテキストをレビューし、明確で効果的なコミュニケーションのためにメッセージを改善し、強化するための提案を行います。
環境ごとの違い
- 新しいOutlookとOutlookのWebバージョンでは、Copilotを使った下書きはプレーンテキスト形式で作成されたメッセージをサポートしません。HTMLで作成するには「設定」から「メール」の「Composeと返信」に移動し、ドロップダウンから「HTML」を選びます。
- クラシックOutlookとOutlook for Macでは、ツールバーのCopilotアイコンを選び、ドロップダウンメニューから「Copilot で下書き」を選びます。Outlook for Macでは問題がなければ「挿入」を選びます。
- OutlookでCopilotにアクセスできない場合は、IT管理者に確認するよう案内されています。
そのまま使えるプロンプト例
場面・前提・出力の形の3点を書くと手直しが減ります。以下は出典にある機能の範囲で使える書き方の例です。{ }の中は自分の案件に置き換えてください。
あなたは法人営業の商談準備を手伝うアシスタントです。
前提
- 自社の商材：{商材名／解決できる課題}
- 商談相手：{会社名・業種・従業員規模・担当者の役職}
- 目的：{例 現状の課題を聞き出し、次回に提案書を出す}
- 材料：このプロジェクトに追加した{議事録・製品資料}
出力の形
1. 想定課題の仮説3つ（根拠にした資料名を各1行）
2. 商談で聞く質問7つ（優先順）
3. 想定される懸念と、いまの資料で答えられる範囲
条件：資料にない数値や社名は作らず「資料に記載なし」と書く。
提案書の構成案を作ってください。
前提
- 相手：{会社名・業種}の{役職}、決める人は{役職}
- 分かっている課題：{3つ}
- 自社の提案：{サービス名と課題への対応}
- 条件：対面30分、スライドは10枚程度
出力の形
- スライド1枚ごとに「見出し（15字以内）／要点2つ／根拠に使う資料」の表
- 自分で数字や事例を埋める必要がある箇所の一覧
条件：出典の分からない数字は空欄にして理由を書く。
商談後のフォローメールの下書きを作ってください。
前提
- 相手：{会社名・担当者名}、商談日：{日付}
- 話した内容：{要点3つ}
- こちらの宿題：{見積の提示など}、期限：{日付}
- 依頼：{次回日程を候補3つから選んでもらう}
出力の形
- 件名（25字以内）
- 本文（300字以内・箇条書きは3つまで）
- 事実確認が必要な箇所の一覧
トーン：丁寧だが簡潔。社内用語は使わない。
送る前に確認する進め方
AIの文章はもっともらしく見えるぶん、間違いに気づきにくいところがあります。次の順番で見るとよいでしょう（考え方）。
- 数字・社名・役職・日付を元の資料や議事録と照らし合わせ、判断できないものは文から外して自分で確かめる
- 約束にあたる表現（期限・価格・対応範囲）が、自分が守れる内容になっているかを読み直す
- 何を置いたかを把握しておく。公式ヘルプには、共有プロジェクトでの回答はアップロードされたファイルとプロジェクトに直接共有された内容だけを参照すると書かれている
- Webで調べた内容を根拠にするときは出典のページを自分で開く。プロジェクトの中でも、最新の情報と出典をWebで検索するツールが使える
社外に出す資料をどのツールに入れてよいかは会社ごとに決まっています。迷う情報は、所属先の情報システム部門や公式の窓口に確認してください。
よくある失敗と対策
丸投げして当たり前のことしか出てこない
前提を書かずに「提案書を作って」と頼むと、どの会社にも当てはまる内容になります。相手の役職・課題・制約（時間や枚数）を書き添えるだけで具体性が上がります。PowerPointのCopilotが対象ユーザーやデッキの長さを質問してくる場面で、スキップせず答えるのも手です。
出典のない数字が混ざる
根拠を自分で確かめられない数字は使わないのが安全です。プロンプトに「資料にない数字は空欄にして理由を書く」と条件を入れておき、提案書に出てきた数字は元資料と突き合わせる運用にするとよいでしょう（考え方）。
資料を置く場所が散らばる
顧客の資料があちこちのチャットに散っていると、同じ説明を毎回書くことになります。ChatGPTのプロジェクトは関連するチャット・ファイル・指示をまとめて置けるため、案件ごとに場所を決めておくと再利用しやすくなります。
トーンや共有の設定を確かめないまま使う
初稿の文体が相手との関係に合わないことはよくあります。Outlookでは、長さやトーンを変更したり、100文字以上の文で「Copilot による指導」からレビューと改善の提案を受けたりできます。チームで使うときは、誰が何を見られるかも先に確認します。プロジェクトを削除すると、そのチャットと指示、プロジェクトだけに保存されていたファイルが完全に削除される点にも注意が必要です。
よくある質問
顧客ごとに情報を分けて使えますか
公式ヘルプによると、プロジェクトは関連するチャット・ファイル・指示をまとめて置ける仕組みで、ChatGPTはその文脈を使って継続的な作業を支えます。プロジェクトはいくつでも作れると案内されているため、案件や顧客ごとに分ける運用が取れます。ファイル数の上限はプランで異なるため、公式ページで最新の条件を確認してください。
ChatGPTのプロジェクトは追加料金がかかりますか
公式ヘルプのFAQでは、プロジェクトへのアクセスは対象となるChatGPTのプランすべてに含まれており、追加料金はかからないと書かれています。ただしモデルやツールの利用にかかるクレジットや利用料は、通常のチャットと同じようにプロジェクトのチャットにも適用されます。プロジェクトとプロジェクトの共有は、サインインしたChatGPTのユーザーが、プランの提供状況とワークスペースの設定にしたがって利用できると案内されています。
提案書はWordの原稿から作れますか
公式ヘルプには、Wordドキュメントからプレゼンテーションを作るときのベストプラクティスが載っています。Wordのスタイルを活用するとCopilotがドキュメントの構造を理解しやすくなり、Copilotは24 MB未満のWordドキュメントで最もうまく動作すると案内されています。具体的な操作は公式のヘルプの手順に沿って進めてください。
メールの文面が固すぎるときはどうしますか
新しいOutlookの手順では、生成された下書きを確認し、求めているものと違う場合はドロップダウンのオプションで長さやトーンを変更できます。新しいプロンプトを入力して「生成」の矢印をもう一度選ぶ方法もあります。結果に問題がなければ「保持」を選び、必要に応じて編集してから送信します。
PowerPointやOutlookにCopilotが見当たりません
公式ヘルプには、Word・Excel・PowerPoint・OneNoteにCopilotが表示されない場合は、Microsoft 365のサブスクリプションに含まれていないか、organizationの設定にもとづいて利用できない可能性があると書かれています。OutlookでCopilotにアクセスできない場合は、IT管理者に確認するよう案内されています。会社の端末では自己判断で設定を変えず、管理部門に相談してください。
会社やチームで使うなら
営業部門では、個人の工夫をチームの型にする段階でつまずきやすくなります。ChatGPTには共有プロジェクトという形があり、公式ヘルプではグループ作業の例として、メモ・提案書・契約書をアップロードして、共同作業者が成果物を速く下書きし、歩調を合わせられることが挙げられています。あわせて、どの情報を入れてよいかの基準と、送る前の確認の担当を決めておくと運用が安定します。株式会社デジライズは法人向けAIリスキリングサービスで導入社数No.1（東京商工リサーチ・2026年3月末時点）で、累計600社超・5万人以上のAI活用を支援しており、法人での導入や研修を考えるなら株式会社デジライズに相談できます。
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まとめ
営業のAI活用は、商談準備・提案書の初稿・フォローメールの3場面に絞ると、覚えることが少なく続けやすくなります。ChatGPTのプロジェクトで顧客ごとの資料と指示をまとめ、PowerPointのCopilotで提案書の骨組みを出し、OutlookのCopilotで下書きを作って長さとトーンを整えてから送る流れを一度作ってみてください。数字や固有名詞は元の資料で確かめ、約束にあたる表現は自分の言葉で書き直す工程を残しておくと安心です。体系的に学ぶなら、動画990本以上のデジライズAIスクールのコース一覧や料金プランから、「営業・企画・提案職のAI活用全体図」のような講座で全体像をつかむ進め方もあります。
出典
- Projects in ChatGPT | OpenAI Help Center
- PowerPoint の Copilot を使用して新しいプレゼンテーションを作成する | Microsoft Support
- Outlook で Copilot を使用してメール メッセージを下書きする | Microsoft Support
この記事は、各社の公式のヘルプ・ドキュメントや公的機関の資料をもとに AI で下書きし、出典の本文との照合とGoogle 検索による事実確認（ファクトチェック）を通ったものだけを公開しています。料金や機能は変わることがあるため、使う前に公式ページで最新の情報を確かめてください（2026年10月25日時点）。
