請求書の転記、月次の集計、定型メールの返信、問い合わせへの一次回答。事務やバックオフィスの仕事は、一つひとつは数分でも毎週戻ってくる作業で埋まりがちです。生成AIで事務の AI 効率化を進めたいと思っても、どのツールがどこまで引き受けてくれるのかが分からないと最初の一歩が決まりません。この記事では Microsoft と OpenAI の公式ヘルプに書かれている範囲の事実をもとに、Excel・文書・メール・問い合わせの定型作業をツール別の手順で整理します。
- Excel の Copilot に表の整形や集計を任せる手順と3つのモードの違い
- Word の Copilot で下書き・書き換え・要約を進める手順
- ChatGPT にファイルを添付して読ませるときの対応形式と上限
- そのまま使えるプロンプト例と職種別の使い方の例
要点
- Excel の Copilot はブックの作成と編集に役立ち、テーブル・グラフ・ピボットテーブル・数式などの Excel ツールを使って要求を完了します。生成された内容は編集可能です
- Excel の Copilot には編集・計画・チャットの3つのモードがあり、既定では編集モードで開きます。ブックを変えずに相談だけしたいときは Chat のみモードを選びます
- Word の Copilot は下書きの作成・書き換え・要約に使えます。利用には対象となる Microsoft 365 サブスクリプションまたは Microsoft Copilot ライセンスが必要です
- ChatGPT は会話に添付した文書・表計算・プレゼン・画像・音声を扱えます。アップロードは3時間あたり最大80ファイル、Free ユーザーは1日3ファイルまでです
- ツール選びより先に「どの作業を渡すか」を決めるのが近道です。プランやライセンスの条件は変わることがあるため、2026年10月時点の公式ページで最新の内容を確かめてから使ってください
事務の AI 効率化は作業の棚卸しから始める
生成AIを事務作業に入れるとき、つまずきやすいのは便利そうなツールを先に決めてしまうことです。効果が出やすいのは、毎週同じ手順を繰り返している作業を書き出し、そのうえで扱うデータの置き場所に合うツールを選ぶ順番でしょう。これは出典に書かれた機能ではなく進め方の考え方ですが、手戻りを減らす目安として役立ちます。
棚卸しのときは、作業を3つに分けて考えるとよいでしょう。1つ目は表の整形・集計・グラフ化のように Excel のブックの中で完結する作業、2つ目は報告書や案内文のように文章を書いたり直したりする作業、3つ目は手元の資料や録音を読み取って別の形にする作業です。扱う対象が違えば向いているツールも変わります。
もう一つ決めておきたいのが、AIに最終判断をさせない線引きです。Copilot は Excel の組み込み機能を使ってブックを更新し、公式ヘルプには「コンテンツは編集可能で、変更された内容はすべて自分で管理できます」と書かれています。生成した結果をそのまま提出せず、人が確認する手順を残しておくと安心です。
使い分けの考え方（目安）
用途ごとの向き不向きを整理した目安です。右の列には出典に書かれている事実だけを載せています。
| やりたいこと | 候補になるツール | 出典にある事実 |
|---|---|---|
| 表の整形・集計・グラフ化 | Excel の Copilot | ソースデータへの編集可能なリンクを使って、グラフ・ピボットテーブル・図形を作成および編集する |
| 複数シートのマージやレポート作成 | Excel の Copilot（編集モード） | 編集許可モードでは、データの整形、シートのマージ、複数の要素を含むレポートの作成などの複雑な複数ステップのタスクがサポートされる |
| 文書の下書き・書き換え・要約 | Word の Copilot | プロンプト、アウトライン、メモ、参照ファイルから下書きを開始できる |
| 手元のファイルを読ませて質問 | ChatGPT のファイル添付 | DOCX, PDF, TXT／XLSX, XLS, CSV, TSV／PPTX などに対応 |
| 会議の録音を文字に起こす | ChatGPT の音声アップロード | 音声アップロードは Enterprise を含む有料のサブスクリプションとワークスペースで利用できる |
| 料金やプランごとの詳細 | — | 公式ページで確認 |
Excel の定型作業を Copilot in Excel に任せる
Excel の Copilot は、ブックの作成と編集に役立つ機能です。公式ヘルプには「予算の更新、財務モデルの作成、またはデータの分析を行う場合、Copilot はテーブル、グラフ、ピボットテーブル、数式などの Excel ツールを使用して要求を完了します」と書かれています。適用先は Excel for Microsoft 365、Excel for Microsoft 365 for Mac、Excel for iPad、Excel Web App です。
公式ヘルプに挙げられているできること
- ワークシートの編集: 追加・名前の変更・削除、セルの値と範囲の挿入や変更、条件付き書式・データの入力規則・罫線・スタイルの適用
- データと数式を生成する: プロンプトに基づくデータ生成、計算の実行、複数シートへの数式の適用、データの集計
- グラフ、ピボットテーブル、図形を作成する: ソースデータへの編集可能なリンクを使った作成と編集。ダッシュボードや計画ツール、テンプレートをゼロから作成
- 分析情報を特定する: データについて質問すると、グラフ・ピボットテーブル・要約・傾向・外れ値として分析情報を表示
- データの強調表示、並べ替え、フィルター処理: 並べ替えやフィルター処理、条件付き書式で重要なデータに焦点を当てる
- Web 検索: Web から情報を取得して、使用されたソースへの引用とともに回答を見つける
- 他のブックからデータをインポートする: OneDrive や SharePoint、またはコンピューターに保存されている他の Excel ブックからデータを取得
- 反復可能なタスクを完了する: カスタム スキルを使って、一般的なプロセスと反復可能なタスクを完了する方法を定義
毎月同じ集計を回している事務作業なら、最後の反復可能なタスクが相性のよい入り口になりそうです。
Copilot in Excel を開く手順
- Excel の右下隅にある Copilot アイコンを選択します
- 作業に合わせて編集・計画・チャットのモードを選びます（既定では編集モードで開きます）
- やりたいことをプロンプトとして送信します。プロンプトを送信すると、Copilot によってタスクが分析され、ステップバイステップのプランが作成されます
- 編集モードではブック内で直接動作して計画を実行します。ウィンドウで Copilot の推論を確認し、ブック内で変更が反映されていることを確認できます
- 途中で止めたいときは、チャット入力フィールドの右下隅にある [停止 ] ボタンを選択します
ライセンスの確認やアクセスの可否など、ここに手順がない操作は公式のヘルプの手順に沿って進めてください。
編集・計画・チャットの3モードを使い分ける
編集モードは、要求に基づいてブックを直接編集します。編集許可モードでは、データの整形やシートのマージ、複数の要素を含むレポートの作成といった複雑な複数ステップのタスクがサポートされます。
計画モードは、タスクを完了するための構造化されたアプローチを作成します。公式ヘルプには「Copilot は、すぐに行動を起こす代わりに計画を生成するので、開始する前にアプローチを確認して確認できます」とあり、共有ブックを触る前に段取りを見ておきたいときに向いた進め方です。
Chat のみモードでは、ブックデータを分析し、ブックを変更せずに分析情報を得られます。原本を壊したくない月次ファイルの確認から始めるなら、このモードが無難です。
プラットフォーム別のサポートされているモード
Excel の Copilot は、Windows、Mac、Web、iPad、iPhone、Android の Excel など、さまざまなプラットフォームで使用できます。
| プラットフォーム | サポートされているモード |
|---|---|
| Windows の Excel | 編集、チャット、計画モード |
| Excel on Mac | 編集、チャット、計画モード |
| Excel on the Web | 編集、チャット、計画モード |
| iPad の Excel | Chat モードとプラン モード。編集モードのサポートは運用環境にロールアウトされています |
| iPhone の Excel | Chat モード。編集モードのサポートは運用環境にロールアウトされています |
| Excel on Android | Chat モード |
| ライセンスの詳細 | 公式ページで確認 |
Word、Excel、PowerPoint、または OneNote で Copilot が表示されない場合は、Microsoft 365 サブスクリプションに含まれていないか、組織の設定に基づいて利用できない可能性があります。ライセンスまたはアクセスについて質問がある場合は、IT 管理者または Microsoft アカウント担当者に問い合わせてください。
文書とメールの下書きを Word の Copilot で整える
Copilot in Word を使用すると、新しいコンテンツの下書きを作成して空白のページを越えたり、文章を書き直して洗練させたり、長いドキュメントや複雑なドキュメントを理解して重要なものをすばやく見つけたりすることができます。適用先は Word for Microsoft 365、Word for Microsoft 365 for Mac、Word for iPad です。公式ヘルプでは、役立つ場面として次が挙げられています。
- 作成: プロンプト、アウトライン、メモ、参照ファイルから下書きを開始する
- 絞り込み: 選択したテキストを書き換えたり、トーンを調整したり、コンテンツをより簡潔にする
- 理解する: ドキュメントを要約したり、質問したり、アイデアをテストする
- 共同作業: 余分なコピーを作成するのではなく、元のファイルで作業を行い、より明確で確認可能な変更を加える
Copilot in Word を開く手順
- Word で文書を開きます
- ドキュメントの隅にある [Copilot 動的アクション] ボタンを選択します
- 編集モードがオンになった状態で、Copilot がチャット ウィンドウで開きます。プロンプトを入力したり、提案されたアクションを選択したり、ファイルについて質問したりできます
この機能を使用するには、対象となる Microsoft 365 サブスクリプションまたは Microsoft Copilot ライセンスが必要です。
下書きから仕上げまでの流れ
下書きを始めるときは、チャット ウィンドウで必要な結果を説明するプロンプトを入力し、Copilot に使用するソース マテリアルを指定します。公式ヘルプのプロンプト例には「ステータス、マイルストーン、リスク、必要な決定のセクションを含む、プロジェクトの更新の概要を作成します」が挙げられています。コンテンツが生成されたら結果を確認し、保持する・破棄する・フォローアップのプロンプトで絞り込みを続ける、のいずれかを選びます。
すでに文章があるファイルを直す場合は、[ Copilot で編集 ] を使用して改善します。特定の文章にすばやく変更するには、テキストを選択し、[ 書き換え] などのプリセット オプションを選択します。読んで理解したいだけのときは、Copilot がチャットで応答してドキュメントに変更を加えない [Chat] のみを選びます。要約・重要なポイント・未解決の質問・実施項目を依頼できるため、長い稟議書や仕様書を引き継いだときの確認に向いた使い方です。
事務で知っておきたい仕様
共有ドキュメントで作業している場合、Copilot がそのドキュメントに変更を加えることを計画すると、最初にチャットに推奨される変更のプレビューが表示されます。公式ヘルプには「レビューして承認するまでドキュメントには何も追加されないため、誤って共同作業者と何かを共有することはありません」と書かれています。回覧前の文書を扱う事務作業では、この挙動を知っておくと安心して試せます。
また、Copilot チャット ウィンドウに / を入力すると、Copilot に使用するドキュメント、メール、または会議の名前の入力を開始できます。Copilot は、Word および Microsoft 365 コンテンツ内で動作し、外部ツールには接続しません。Copilot がサポートする言語は Word インターフェイスよりも少ないため、提供状況は言語によって異なる場合があります。
問い合わせ対応と資料読みは ChatGPT のファイル添付で
ChatGPT は、会話に添付した文書・表計算・プレゼン・画像・音声ファイルを扱えます。ドキュメントの要約、情報の比較、スプレッドシートの分析、録音の文字起こしと内容の議論を依頼できます。使い方は次の3ステップです。
- サポートされているファイルを ChatGPT の会話に添付します
- ドキュメントの要約、2つのファイルの比較、録音の文字起こしなど、そのファイルで何をしてほしいかを説明します
- 応答を確認し、追加の質問をするか変更を依頼します
対応するファイル形式と上限
| 項目 | 出典にある内容 |
|---|---|
| 文書とテキスト | DOCX, PDF, TXT（.gdoc は直接アップロードできないため、PDF または DOCX として書き出してからアップロードする） |
| スプレッドシート | XLSX, XLS, CSV, TSV |
| プレゼンテーション | PPTX |
| 音声 | WAV, MP3/MPEG, OGG/OGA, audio-only WebM, PCM, FLAC, AAC, M4A, audio-only MP4 |
| 文書・プレゼンの最大サイズ | 1ファイルあたり 512 MB |
| テキストと文書のトークン上限 | 1ファイルあたり 2 million tokens（スプレッドシートには適用されない） |
| CSV・スプレッドシート | 各行のサイズによって変わるが、約 50 MB |
| 画像 | 1枚あたり 20 MB |
| 音声ファイル | 最大 512 MB |
| アップロード回数 | 3時間あたり最大80ファイル。Free ユーザーは1日3ファイルまで。ピーク時には上限が引き下げられることがある |
| 共有アップロードストレージ | 1ユーザーあたり 25 GB、1組織あたり 100 GB |
文書・スプレッドシート・プレゼン・テキスト・画像のアップロードは Free と有料の ChatGPT プランで利用でき、プランごとの上限やアカウント設定の対象になります。提供状況はワークスペースの設定、地域、クライアントのバージョン、選択したモデルによって異なる場合があります。
プロジェクトに置けるファイル数はプランによって変わり、Free は1プロジェクトあたり最大5ファイル、Go と Plus は最大25ファイル、Edu・Pro・Business・Enterprise は最大40ファイルです。GPT のナレッジには、その GPT の存続期間で最大10件のナレッジファイルをアップロードできます。社内の手順書を参照させる使い方を考えるなら、この数が設計の目安になります。
保存したファイルの扱いも押さえておきましょう。チャットを削除しても、Library に保存されたままのファイルは削除されません。保存済みのコピーを消すには、Library を開いてファイルを選択し、[Delete] またはファイルの横のゴミ箱アイコンを選択します。ストレージの使用量は Settings > Storage で確認できます。データの扱いについては、OpenAI は API や ChatGPT Enterprise のような業務向けサービスに顧客が送信したコンテンツをモデル性能の改善には使用しないと記載されています。
そのまま使えるプロンプト例と職種別の使い方
場面・前提・お願い・出力の形を書き分けると、やり直しが減ります。以下はいずれも出典に書かれている機能の範囲での依頼例です。
【場面】店舗別の月次売上を1枚にまとめて共有したい（Excel の Copilot・編集モード）
【前提】シート「売上_4月」〜「売上_9月」に同じ列構成（日付・店舗名・商品区分・金額）のデータがある
【お願い】
1. 6枚のシートをまとめて、重複行を除いた一覧シートを作る
2. 店舗別・月別の合計金額のピボットテーブルを作る
3. 合計金額の推移が分かるグラフを追加する
【出力】作った表とグラフの場所、使った数式の考え方を箇条書きで説明してください
【場面】取引先へ送る進捗報告書の下書きを作りたい（Word の Copilot）
【前提】参照するのは添付のメモと前週の議事録。読む人は先方の担当者2名で、専門用語は避けたい
【お願い】ステータス、マイルストーン、リスク、必要な決定のセクションを含む報告書の下書きを作ってください
【出力】A4で1枚程度。各セクションは3〜4行の箇条書き。断定を避けた丁寧な文体
【場面】問い合わせ記録から回答テンプレートを作りたい（ChatGPT・CSVを添付）
【前提】添付のCSVには1年分の問い合わせ（受付日・分類・本文・対応内容）が入っている
【お願い】
1. 分類ごとの件数と、月ごとの増減の傾向をまとめる
2. 件数の多い上位5分類について、回答の下書きを作る
【出力】1は表、2は分類ごとに見出しと本文。集計に使った行数も書いてください
以下は出典に書かれた機能の範囲で考えた職種別の使い方の例です。職場のルールに合わせて調整してください。
事務・バックオフィス
月次の集計表づくりは、Excel の Copilot のシートのマージとピボットテーブルの作成を軸に組み立てる例が考えられます。社内通知や案内文は Word の Copilot で下書きし、トーンを調整して簡潔にする流れが合います。過去の問い合わせ記録を CSV で ChatGPT に添付し、分類ごとの件数を数えて回答の型を作る使い方もあります。
営業
提案書のたたき台は Word の Copilot で、背景・利点・リスク・次のステップのような構成を指定して作る例が挙げられます。商談の録音を ChatGPT に添付し、構造化メモや会議のまとめ、フォローアップメールの下書きにする流れも相性がよいでしょう。
企画・マーケティング
実績データのスプレッドシートを ChatGPT に添付して傾向を探ったり可視化を作ったりする使い方、Excel の Copilot でダッシュボードやテンプレートをゼロから作る使い方が考えられます。長い調査資料は Word の Copilot の [Chat] のみで要約し、重要なポイントを洗い出してから読み込む進め方も効率的です。
よくある失敗と対策
1. アップロードの上限に当たって作業が止まる
ChatGPT のアップロードは3時間あたり最大80ファイル、Free ユーザーは1日3ファイルまでで、ピーク時にはこれらの上限が引き下げられることがあります。「upload limit reached」というメッセージが出たら、正しいアカウントとサブスクリプションプランにサインインしているかを確認し、アップロード回数の上限とストレージの使用量の両方を確認します。失敗したアップロードの試行がアップロード回数の上限に数えられることがある点も、原因の切り分けに役立ちます。
2. チャットを消せばファイルも消えたと思い込む
チャットを削除しても、Library に保存されたままのファイルは削除されません。保存済みのファイルを消す操作とチャットを消す操作は別です。社外に出せない資料を扱ったときは、Library からの削除まで手順に含めておくとよいでしょう。
3. 文字起こしをそのまま配布する
公式ヘルプには、文字起こしには誤りが含まれることがあり、話者の識別は信頼できない場合があるため、重要な詳細は元の録音と照らし合わせて確認するよう書かれています。議事録はAIが下書き、人が確認という二段構えにしておくと安心です。
4. Copilot が見つからず使えないと判断してしまう
Word、Excel、PowerPoint、または OneNote で Copilot が表示されない場合は、Microsoft 365 サブスクリプションに含まれていないか、組織の設定に基づいて利用できない可能性があります。自分で解決しようとせず、IT 管理者または Microsoft アカウント担当者に問い合わせるのが早道です。
よくある質問
Excel の Copilot はスマートフォンでも使えますか
Excel の Copilot は、Windows、Mac、Web、iPad、iPhone、Android の Excel など、さまざまなプラットフォームで使用できます。サポートされているモードはプラットフォームごとに異なり、iPhone の Excel と Excel on Android は Chat モードです。iPhone については、編集モードのサポートは運用環境にロールアウトされていると記載されています。
無料の ChatGPT でもファイルを読ませられますか
文書・スプレッドシート・プレゼン・テキスト・画像のアップロードは Free と有料の ChatGPT プランで利用でき、プランごとの上限やアカウント設定の対象になります。Free ユーザーは1日3ファイルまでで、プロジェクトに置けるのは1プロジェクトあたり最大5ファイルです。音声アップロードは Enterprise を含む有料のサブスクリプションとワークスペースで利用できます。
Google ドキュメントのファイルはそのまま渡せますか
.gdoc ファイルは直接アップロードできません。PDF または DOCX として書き出し、その書き出したファイルをアップロードします。スプレッドシートは XLSX, XLS, CSV, TSV が対応形式として挙げられています。
Word の Copilot でモデルは選べますか
モデルセレクターを使用すると、数秒でモデルを切り替えることができます。推論のレベルを選ぶか、[自動] を選択して Copilot に決めさせるか、OpenAI や Claude などのサポートされているモデル プロバイダーを選択できます。
社内の資料を入れても問題ありませんか
Copilot と Microsoft 365 は、セキュリティ、コンプライアンス、プライバシーに対する Microsoft の包括的なアプローチに基づいて構築されていると記載されています。ChatGPT 側では、OpenAI は API や ChatGPT Enterprise のような業務向けサービスに顧客が送信したコンテンツをモデル性能の改善には使用しないとされています。実際に扱えるデータの範囲は社内規程や契約によって変わるため、所属先の情報管理の窓口や公式のヘルプで確認してください。
会社やチームで使うなら
チームで導入するときは、使うツールを増やす前に、どの作業をAIに渡すか、誰が結果を確認するかをそろえておくと定着しやすくなります。Microsoft 365 側は Copilot が表示されない原因がサブスクリプションや組織の設定にあることがあるため、IT 管理者と足並みをそろえて確認するとよいでしょう。ChatGPT 側はアップロード回数やストレージの上限が組織単位でも決まっているため、共有フォルダ代わりに使わない運用ルールを決めておくと混乱を防げます。法人での導入や研修を検討しているなら、累計600社超・5万人以上のAI活用を支援してきた株式会社デジライズに相談できます。なお株式会社デジライズは、法人向けAIリスキリングサービスで導入社数No.1です（東京商工リサーチ・2026年3月末時点）。
まとめ
事務の AI 効率化は、ツールを探すより先に繰り返している作業を書き出すところから始まります。表の整形や集計は Excel の Copilot、下書きや書き換えは Word の Copilot、手元のファイルや録音の読み取りは ChatGPT のファイル添付と、扱う対象で担当を分けると迷いが減ります。モードや上限は公式ヘルプに書かれているとおりに押さえ、生成された結果は人が確認する手順を残しておきましょう。基礎から体系的に学びたい場合は、動画990本以上のデジライズAIスクールのコース一覧や料金プランも確認してみてください。
出典
- Excel の Copilot の使用を開始する | Microsoft Support
- Word の Copilot へようこそ | Microsoft Support
- Uploading files and audio to ChatGPT | OpenAI Help Center
この記事は、各社の公式のヘルプ・ドキュメントや公的機関の資料をもとに AI で下書きし、出典の本文との照合とGoogle 検索による事実確認（ファクトチェック）を通ったものだけを公開しています。料金や機能は変わることがあるため、使う前に公式ページで最新の情報を確かめてください（2026年10月15日時点）。
