Google Workspace のデータ管理ツール「Google Vault」が、2026年10月22日に Gemini in Workspace の会話をフィルタ付きで書き出せるようになりました。会社や学校の Google アカウントで Gemini を使っている人にとっては、自分の会話履歴が管理者の手で書き出され得るという話で、Gemini の会話履歴は管理者に見られるのかが気になるところです。この記事では発表の中身と、個人が入力の線引きをどう引き直せばよいかを整理します。
要点
- 2026年10月22日、Google Vault が Gemini in Workspace 向けの eDiscovery（電子証拠開示）フィルタ付きエクスポートに対応した
- 対象は Gmail・Drive・Docs・Sheets・Slides・Meet といったアプリでの Gemini in Workspace の会話
- 書き出される中身には、利用者のプロンプト（AI への指示文）と AI の回答、生成された画像などの添付が含まれる
- この機能に利用者側の設定項目はなく、管理者が組織単位や期間を指定して JSON 形式で書き出す
- Rapid Release と Scheduled Release のドメインで提供済みで、対象は Business Plus や Enterprise Standard and Plus など
何が発表されたか
Google Vault は、法令や規制上の義務に応えるために Google Workspace のデータを一元的に管理・書き出すためのツールです。今回の更新で管理者は、Vault のセキュリティ管理とプライバシー規定に沿って、Gmail・Drive・Docs・Sheets・Slides・Meet といったアプリでの Gemini in Workspace の会話を絞り込んで書き出せるようになりました。
絞り込みは、特定のユーザーアカウントまたは組織部門（OU）単位で行い、OU は5,000ユーザーまでの規模を指定できます。期間はタイムゾーンを選んだうえで日付範囲を指定します。書き出しは Vault の UI または API から行い、形式は JSON です。JSON で出力されますが、メタデータのタグは Gemini アプリで使われている GenAI 会話フォーマットに合わせられています。
書き出しには会話の文脈が含まれます。利用者のプロンプト、AI の回答、生成された添付ファイル（画像など）、参照された Workspace ファイル（Drive のドキュメントや Gmail のスレッドなど）へのリンク、引用が入ります。
対象になるのは、会話履歴がオンの状態で作られた Gemini in Workspace の会話です。管理者は管理コンソールの OU 単位の会話履歴・削除設定で保持を管理でき、利用者による手動削除を止めることもできます。操作は Vault の検索タブでサービスの一覧から「Gemini in Workspace」を選び、条件を入れて「Export」を押す流れです。Vault API からの利用は、UI の提供開始から14日以内に対応するとしています。この機能に利用者側の設定項目はありません。保持ルールや訴訟ホールドといった情報ガバナンスの機能は、今後のリリースで追加されるとしています。
提供は Rapid Release と Scheduled Release のドメインで開始済みで、対象は Business Plus、Frontline Standard and Plus、Enterprise Essentials Plus、Enterprise Standard and Plus、Education Fundamentals, Standard and Plus、アドオンの Vault です。
個人の仕事や学びにどう使えるか
自分の履歴がどこに残るかを知る
ヘルプセンターによると、Gemini in Workspace の会話履歴は Docs・Drive・Gmail・Sheets・Slides で確認・管理でき、履歴はアプリごとに分かれています。Gmail での会話は Gmail にだけ表示され、Docs には出てきません。各アプリ右上の「Ask Gemini」から「More options」を開き、「History」で最近の会話をたどれます。営業職が Gmail で返信文の下書きを作らせた会話も、そこに残っている前提で考えるのが安全です。
入力する内容の線引きを決める
書き出しにはプロンプトと回答がそのまま含まれます。人事や経理のように他人の個人情報を扱う職種なら、氏名や口座情報を会話に貼らずに「Aさん」と置き換える、評価や処遇の下書きは要点だけ入れる、といった運用に寄せておくと落ち着きます。会社のアカウントでは転職活動のような私的な相談を入れない、という線引きも現実的です。
私用の相談は私用アカウントに寄せる
ヘルプセンターでは、会話履歴を確認する条件が個人の Google アカウントの場合と会社または学校のアカウントの場合に分けて示されており、後者では Gemini Beta へのアクセスを管理者が制御します。フリーランスで取引先から支給されたアカウントを使っている人は、自分の売上や次の案件の相談は自分のアカウント側で行うと決めておくと混ざりません。
会社・チームで使うときのポイント
会話履歴と削除の設定は OU 単位で持てるため、同じ社内でも部署ごとに扱いが変わり得ます。ヘルプセンターによると、会社または学校のアカウントでは既定で会話履歴は無期限に保持され、管理者が組織向けの自動削除の期間を設定できます。「Delete」が無効になっている場合は、管理者が履歴を削除する権限をオフにしています。ルールを決めずに全社へ開放すると後から書き出しの範囲で困るので、入力してよい情報の基準を先に文書化しておくとよいでしょう。法人での導入や研修の設計を考えているなら、株式会社デジライズに相談できます。同社は法人向けAIリスキリングサービスで導入社数No.1（東京商工リサーチ・2026年3月末時点）です。
使う前の注意点
- 自動削除の期間は 3 months・18 months・36 months・Manual deletion only から選べますが、会社や学校のアカウントでは管理者が変更の可否を握り、設定がグレーアウトしていれば変えられません。自動削除されるのは使われていない会話だけです。
- 会話を削除すると取り消せません。一方でヘルプセンターには、管理者は削除された会話を復元したり参照したりできないと書かれています。
- 履歴には、この機能の提供開始前の Gemini サイドパネルでのやり取りは含まれません。
- オフライン通知のような一部の応答は、会話履歴に保存されません。
- 自分の組織のエディションや会話履歴の設定次第で状況は変わります。使う前に公式のヘルプで最新の提供範囲を確かめ、社内の管理者に履歴と削除の設定を確認しておくと確実です。
まとめ
今回の更新で、管理者が Gemini in Workspace の会話を条件付きで書き出せる道筋がはっきりしました。使うのをやめるのではなく、残る前提で入力の線引きを決め、私用の相談は私用のアカウントへ寄せるのが現実的な落としどころです。Workspace と Gemini の組み合わせを体系的に学ぶなら、デジライズAIスクールのコース一覧にある「Gemini Workspace連携（中級）」から入ると設定と業務の両面をつかめます。
出典
- Google Vault now supports filtered exports for Gemini in Workspace
- Find & manage your Gemini in Workspace conversation history
この記事は、各社の公式の発表をもとに AI で下書きし、出典の本文との照合とGoogle 検索による事実確認（ファクトチェック）を通ったものだけを公開しています。
